BusyOnBusy mit Lync – Was ist das und wozu braucht man das?

Eine bei Microsoft Lync-Projekten oft nachgefragte Funktion ist „BusyOnBusy“. Aber was ist das eigentlich und welche Alternativen habe ich dazu? Die Alternativen nicht nur aus technischer Sicht miteinander zu vergleichen, sondern auch Nutzen und Aufwand für den Anwender gegenüberzustellen ist Inhalt dieses Artikels.

Die Funktion ‚BusyOnBusy‘ (oder auch ‚busy-on-busy‘) bedeutet auf deutsch „Besetzt bei besetzt“ und nichts anderes, als einen Anrufer mit einem Besetztzeichen abzuweisen, wenn man bereits in einem Telefonat ist und dabei nicht gestört werden möchte.

Dem Anrufer ist klar, dass das Ziel besetzt ist und er wird es später erneut versuchen. Ihm entsteht ein geringer Mehraufwand, der Angerufene hat keinerlei Aufwand.

Die Funktion ‚Anklopfen‘ ist sozusagen das Gegenteil von ‚BusyOnBusy‘: der Anrufer bekommt ein Freizeichen oder ein (Musik-)Rufzeichen, das ihm signalisiert, dass es beim Angerufenen klingelt, der Angerufene bekommt ein Signal, dass jemand anklopft und eventuell wer dort anklopft. Identifiziert der Angerufene den Anrufer, kann er ihn meistens auch noch durch Tastendruck abweisen, was für den Anrufer wieder nach einem Besetztzeichen klingt.

Alternativen zu ‚BusyOnBusy‘ und ‚Freizeichen‘

Alternativen zu Besetztzeichen und Freizeichen sind noch die Rufumleitung bei besetzt, automatischer Rückruf oder Einsatz einer Mailbox:

Rufumleitung bei Besetzt macht nur Sinn, wenn das Umleitungsziel auch wahrscheinlich verfügbar ist – eine Umleitung auf Ihr eigenes Mobiltelefon macht für den Fall, dass Sie bereits am Festnetz telefonieren auch nicht viel Sinn. Auch das gegenseitige Umleiten unter Kollegen führt oft zu einem Rufumleitungsgewirr. Zu bedenken ist ebenfalls, dass die Bearbeitung des Anrufes durch den Kollegen dessen Arbeitszeit kostet.

Automatischer Rückruf ist eine einfache und schnell aktivierbare Funktion – der Anrufer muss sich keine Nachricht für die Mailbox zurechtlegen und wird nicht zu einem anderen (eventuell aus seiner Sicht „unbrauchbaren“) Ansprechpartner verbunden. Durch Drücken einer Taste wird der Rückrufwunsch veranlasst und beim Angerufenen hinterlegt. Diese Funktion kostet auf Seiten des Anrufers und Angerufenen am wenigsten Zeit.

Der Einsatz einer VoiceMailbox ist heute durchaus praktikabel, jeder weiß, wie das funktioniert – zu bedenken ist dabei nur der Aufwand an Arbeitszeit, der durch Abhören der Nachricht und den Rückruf entsteht, dieser sollte im gesunden Verhältnis zum Informationsgehalt des Gespräches stehen. Wenn Ihnen die Kollegen nur kurz mitteilen wollen, dass sie zum Mittagessen gehen, sollten sie nicht unbedingt die Voicemailbox dafür „missbrauchen“.

Es gibt allerdings noch einige Spielarten der ‚Anklopfen‘- bzw. ‚BusyOnBusy‘-Funktion, beispielsweise:

  • abhängig vom Anrufer: Sie können z.B. einstellen, dass interne Anrufe der Kollegen Sie nicht erreichen, wenn Sie bereits telefonieren, ein weiterer Kundenanruf Ihnen aber trotzdem signalisiert wird,
  • abhängig vom Anrufziel: Sie blockieren Zweitanrufe auf Ihrer Gruppendurchwahl, stehen aber weiterhin unter Ihrer direkten Durchwahl für einen Zweitanruf zur Verfügung, somit sind Sie aus einer Rufgruppe ausgeschlossen, sobald Sie telefonieren,
  • abhängig vom Endgerät: haben Sie mehrere Endgeräte unter einem Anrufziel aktiviert, können Sie entscheiden, ob ein Besetztzeichen generiert werden soll, sobald Sie an einem der Endgeräte unter der Zielrufnummer bereits telefonieren oder ob die anderen Geräte dann trotzdem den Anruf signalisieren sollen. Das ist dann schon wieder eine Gruppenfunktion,
  • abhängig von Ihrem Status: Wenn Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen, ist es äußerst unpraktisch, noch weitere Anrufer gleichzeitig zu handlen – führen Sie ein einzelnes Telefonat, ist dies allerdings oft gewünscht und sinnvoll,
  • abhängig von der Anzahl der Anrufer: In der klassischen Telefonie war es meist nur möglich, maximal zwei gleichzeitige Anrufe zu bedienen. Mit den Möglichkeiten moderner IP-Systeme ist diese Anzahl nur noch ein theoretischer Wert. Trotzdem macht es natürlich Sinn, nicht mit 6 oder 10 Anrufen gleichzeitig zu hantieren, sondern beispielsweise wieder auf einen Anruf plus einen weiteren Anruf zu begrenzen.

Speziell beim Lync Server 2010

Der Lync Server 2010 hat derzeit standardmäßig keine Möglichkeit einer ‚BusyOnBusy‘-Funktion, es ist sozusagen permanent „Anklopfen“ eingeschaltet. colima SimpleRoute und Cerebro bieten beide die Möglichkeiten, eine solche Funktion mehr oder weniger umfangreich bereitszustellen. Bereits mit SimpleRoute ist es sehr einfach möglich, ‚BusyOnBusy‘ für alle oder ausgewählte Nutzer und bestimmte Herkunfts-Rufnummern zu aktivieren. Die Möglichkeiten von Cerebro gehen noch weit darüber hinaus.

Wichtig: Anruf-Historie Eine entscheidende Funktion bei eingeschaltetem ‚BusyOnBusy‘ ist die Möglichkeit, die abgewiesenen Anrufer zu protokollieren und in einer Anruferliste (Exchange/Outlook) sehr einfach für den Angerufenen darzustellen, damit dieser nicht nur sieht, welche Anrufe er verpasst hat, sondern auch sofort zurückrufen kann.